Operations Lead Specialist – Trade Management

May 20, 2024

Operations Lead Specialist - Trade Management

Job description


Our client is a privately-held financial institution and has been a thought leader and solutions provider for over 200 years. They serve the most sophisticated individuals and institutions with award-winning expertise in Investment Management, Private Banking, and Investor Services. over 5,000 colleagues operate from 17 cities throughout North America, Europe and Asia.


Our client believes no job is too big or small for any of us to handle if it helps our clients. They value passionate, committed people who enjoy collaborating with others to find new solutions to complex business challenges.

Join us as a Operations Lead Specialist – Trade Management !

The Operations Intermediate Specialist Trade Management is responsible for assisting the Supervisor with day to day work, enhancing the productivity, reducing the Risk Profile and Enhancing the Client Experience as related to highly complex and client specific security related transactions. These Operations Specialists are the Subject Matter Experts related to processing activities and inquiries on such as; instruction receipt, authentication and routing, entry instruction and verification, settlement, processing and recording and reporting and reconciliation. As a Subject Matter Expert they are expected to assist team members as needed for trade expertise and back-up. The Operations Intermediate Specialist is a back-up for all functions including some Supervisor functions. They will also assist Management in the identification and resolution of issues.

Some of your key responsibilities include:  

  • Assist Supervisors in Workflow Management;
  • Independently manage client specific processes and provide daily feedback and reporting;
  • Act as dedicated point of contact for specifically identified client processes;
  • Processing and analysis of complex and client specific instructions;
  • Entry of all client trades sent to BBH which may be STP, automated but needing repair, or fully manual (rekey);
  • Authenticates, confirms, and distributes all Faxed trades received into the Bank;
  • Perform various edit checks on all electronic trades. Those trades with missing, incomplete, inconsistent or poorly formatted data are sent to repair for research and resolution;
  • Re-key – Faxed trade tickets are entered into GTPS;
  • Processing of complex and client specific instructions;
  • Verify (dual controls) information prior to release to other areas of the firm as well as release to market;
  • Assist in management of daily volume;
  • Escalate known or potential issues to management;
  • Help ensure all deadlines and requirements are being met;
  • Assist team members and supervisors with daily tasks as Subject Matter Expert;
  • Resolve transaction related problems using established procedures or client documentation and available systems;
  • Analyze trends and provide feedback on instruction content and format as related to market requirements/standards;
  • Ensure timely response to internal and external requests;
  • Communicate expected resolution (where applicable) based on market knowledge;
  • Work proactively with clients and internal areas to improve instruction and process flow;
  • Attend Client Meetings and have ability to actively engage with the Client.


  • BS/BA degree or equivalent work experience;
  • Minimum 3years of experience within Custody Operations;
  • Excellent proven written and verbal communication skills;
  • An aptitude for thorough analytical and problem resolution;
  • Proven ability to provide feedback and guidance to clients effecting change in behavior and overall satisfaction;
  • Self starter, proactive and objective oriented;
  • Ability to execute tasks with little direction, and plan time effectively to meet deadlines;
  • Ability to multitask and deal with competing priorities;
  • Ability to identify, analyze, resolve and when needed escalate a problem.

What We Offer:

  • A collaborative environment that enables you to step outside your role to add value wherever you can;
  • Direct access to clients, information and experts across all business areas around the world;
  • Opportunities to grow your expertise, take on new challenges, and reinvent yourself—without leaving the firm;
  • A culture of inclusion that values each employee’s unique perspective;
  • High-quality benefits program emphasizing good health, financial security, and peace of mind;
  • Rewarding work with the flexibility to enjoy personal and family experiences at every career stage;
  • Volunteer opportunities to give back to your community and help transform the lives of others.

If you think you are the right person for this job, please contact Agnieszka Zadrożniak at agnieszkazadrozniak@cfw.pl and quote the following in your reply:


“Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dostarczonych przez mnie dokumentach aplikacyjnych przez CFW Recruitment Consultants Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie w celu realizacji aktualnego oraz przyszłych procesów rekrutacji



1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest CFW Recruitment Consultants Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Długa 55/1, 31-147 Kraków, KRS: 0000900658, NIP: 6762597264, REGON: 388973791.

2. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych można uzyskać drogą mailową pod adresem: info@cfw.pl

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy w celu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę.

4. Pani/Pana dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia), są przetwarzane w oparciu o przepisy prawa i ich podanie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji. Pozostałe dane osobowe (np. Pani/Pana wizerunek) Administrator przetwarza na podstawie dobrowolnej zgody, którą wyrazili Państwo wysyłając nam swoje zgłoszenie rekrutacyjne i ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.

5. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a, b RODO.

6. Możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji. W tym celu będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami lub organami państwowymi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od dnia zamknięcia rekrutacji na dane stanowisko, chyba że wyraziła Pani/Pan zgodę na przetwarzanie danych również na potrzeby przyszłych rekrutacji.

8. Posiada Pani/Pan prawo do żądania w każdym czasie dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, a także prawo do przenoszenia danych osobowych. Z powyższych uprawnień może Pani/Pan skorzystać w siedzibie Administratora, pisząc na adres siedziby podany powyżej lub drogą elektroniczną pod adresem info@cfw.pl. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

9. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Otrzymanie przez Administratora Pani/Pana dokumentów rekrutacyjnych na wskazany w ogłoszeniu o pracę adres e-mail będzie oznaczało zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. Jeżeli nie wyrażacie Państwo takiej zgody, prosimy, abyście nie przesyłali nam swoich dokumentów rekrutacyjnych.

10. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO.

11. Pani/Pana dane nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.”

Ready to apply for this job opening?

Please let the company know that you found this position on this Job Board as a way to support us, so we can keep posting cool jobs.

Share Job

Job Application